Para que tudo saia perfeito, a organização da formatura precisa lidar com alguns desafios. Veja quais são os principais e como resolver.
Mais do que apenas estudar e realizar suas provas e trabalhos, alguns alunos de graduação ainda assumem outra responsabilidade importante, que é a organização da formatura.
E são muitas atividades relacionadas, algumas bastante desafiadoras, mas que certamente, ajudam a desenvolver habilidades necessárias ao profissional que está se formando.
Embora no final tudo dê certo, o percurso promete ter algumas dificuldades, e é sobre isso que vamos falar nesse conteúdo. Não precisa se assustar, mas é importante se preparar para esses desafios e saber como reagir a todos eles.
Quem organiza a formatura?
Para que tudo saia como esperado, é importante que a turma defina uma comissão de formatura., formada por alguns alunos. Essas pessoas terão a responsabilidade de planejar, organizar e também representar os desejos dos alunos diante das escolhas para a colação de grau e festa.
Além disso, a comissão de formatura também vai lidar com os fornecedores de serviços e gerenciar o fundo de formatura, um valor arrecadado para custear todo o evento.
Embora pareça simples, a responsabilidade é enorme e muitas dificuldades podem surgir durante o percurso.
Quais são as principais dificuldades da organização de formatura?
Falando em dificuldades, é preciso entender que onde existem pessoas, existem conflitos. É impossível agradar a todos e gerenciar essas vontades é o principal desafio da comissão de formatura.
Ainda mais quando falamos de um dos dias mais importantes para os formandos, uma data que vai ficar na memória deles, das suas famílias e amigos e, sem dúvidas, todos querem que tudo saia perfeito.
Mas com jogo de cintura e bom senso, é possível gerenciar todas essas dificuldades.
Para te ajudar, ou melhor, preparar você para o que pode estar pela frente, confira os x principais desafios da organização de formatura.
Expectativa x realidade
Entenda que os demais alunos não têm acesso a todas as informações, como a comissão de formatura tem, como orçamentos, fundo de formatura, lista de fornecedores, etc.
Eles apenas desejam o melhor, e esperam que tudo aconteça do jeito que sonham. Mas os sonhos são diferentes e, podem não ser realistas.
Para evitar esse tipo de problema, o ideal é ser o mais transparente possível, compartilhar cada decisão e explicar as escolhas envolvidas. É importante também ouvir a opinião dos alunos sempre que for necessário tomar uma decisão importante.
Lembre-se de que a sua escolha pode não refletir a opinião da maioria da turma.
Cobranças e inadimplência
Tudo o que envolve dinheiro acaba se tornando um assunto delicado, ainda mais quando falamos de um grupo grande de pessoas, com realidades financeiras diferentes.
Mas a verdade é que os pagamentos das mensalidades estabelecidas é o motor desse mecanismo que vai proporcionar a festa dos sonhos.
É com esse valor acumulado que a comissão de formatura poderá fechar contratos e efetuar o pagamento do sinal, por exemplo, que é geralmente exigido pelos prestadores de serviço para garantir a data.
Sendo assim, apesar de ser uma tarefa chata, a cobrança das parcelas inadimplentes é fundamental para que tudo aconteça como planejado.
Falta de consenso
Você já deve ter escutado o ditado “cada cabeça uma sentença”, não é mesmo? E ele reflete bem o que acontece com frequência na organização de formatura.
É comum que parte da turma tenha uma opinião diferente sobre as principais escolhas, como buffet, decoração, local, fotógrafo, etc.
Isso é normal, afinal, cada pessoa faz suas escolhas com base na sua realidade e experiências.
Os integrantes da organização da formatura devem saber contornar essas situações, tendo jogo de cintura, fazendo concessões e também sabendo argumentar com toda a turma.
Empresas mal-intencionadas
Os problemas não aparecem apenas no âmbito dos alunos, infelizmente. A comissão de formatura também precisa ter muita atenção com os fornecedores contratados.
Muitas empresas são desonestas e somem logo após receberem o valor do sinal.
Para não cair nesse golpe, é fundamental conhecer bem a reputação da empresa contratada ou contar com profissionais experientes do setor, que já conhecem quais fornecedores são sérios e quais são duvidosos.
Fornecedores problemáticos
Muitos fornecedores dão mais dor de cabeça do que apresentam solução para os problemas, infelizmente. E, no dia do evento, ninguém quer passar o dia resolvendo confusão de fornecedor problemático e reativo.
Todos os alunos, inclusive os da comissão de formatura, querem se preparar para a cerimônia e a festa, além de curtir com os amigos e familiares.
Aqui, mais uma vez, a experiência de quem trabalha há anos nesse segmento de organização de eventos conta muito para, justamente, evitar os prestadores que podem atrapalhar o bom funcionamento da festa.
Administrar o fundo de formatura
O fundo de formatura é o valor acumulado, arrecadado tanto das parcelas pagas pelos alunos, como dos eventos realizados pela turma. Ele serve para pagar todas as despesas da cerimônia e festa.
Mas não é tão simples administrar esses valores. Não se esqueça de que é preciso registrar cada entrada e saída de recurso, efetuar pagamento, verificar quem ainda falta pagar, e muito mais.
A saída para essa dificuldade pode ser ter uma empresa de organização de formatura. Essa empresa é especializada em administrar esses recursos, além de ajudar a comissão com a escolha dos melhores prestadores de serviços, fazendo o valor render mais.
Como resolver todas essas dificuldades?
O planejamento e a antecedência são suas grandes aliadas na organização da formatura. Dessa maneira, é possível criar diversos planos e opções pensadas para as diversas possibilidades.
É perfeitamente possível organizar a formatura sozinho, apenas distribuindo as tarefas entre os membros da comissão, mas sem dúvida é bastante arriscado. Imagina fazer uma única escolha errada e comprometer o grande dia de todos os alunos.
Para evitar a maioria desses problemas, ou pelo menos receber ajuda e orientação para resolvê-los, o melhor caminho é contratar uma empresa especializada e com anos de experiência em planejamento e organização de formatura, como a CM Eventos.
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