ORGANIZAÇÃO DE FORMATURA: PRINCIPAIS DÚVIDAS E DIFICULDADES

Para que tudo saia perfeito, a organização da formatura precisa lidar com alguns desafios. Veja quais são os principais e como resolver.

Mais do que apenas estudar e realizar suas provas e trabalhos, alguns alunos de graduação ainda assumem outra responsabilidade importante, que é a organização da formatura.

E são muitas atividades relacionadas, algumas bastante desafiadoras, mas que certamente, ajudam a desenvolver habilidades necessárias ao profissional que está se formando.

Embora no final tudo dê certo, o percurso promete ter algumas dificuldades, e é sobre isso que vamos falar nesse conteúdo. Não precisa se assustar, mas é importante se preparar para esses desafios e saber como reagir a todos eles.

Quem organiza a formatura?

Para que tudo saia como esperado, é importante que a turma defina uma comissão de formatura., formada por alguns alunos. Essas pessoas terão a responsabilidade de planejar, organizar e também representar os desejos dos alunos diante das escolhas para a colação de grau e festa.

Além disso, a comissão de formatura também vai lidar com os fornecedores de serviços e gerenciar o fundo de formatura, um valor arrecadado para custear todo o evento.

Embora pareça simples, a responsabilidade é enorme e muitas dificuldades podem surgir durante o percurso.

Quais são as principais dificuldades da organização de formatura?

Falando em dificuldades, é preciso entender que onde existem pessoas, existem conflitos. É impossível agradar a todos e gerenciar essas vontades é o principal desafio da comissão de formatura.

Ainda mais quando falamos de um dos dias mais importantes para os formandos, uma data que vai ficar na memória deles, das suas famílias e amigos e, sem dúvidas, todos querem que tudo saia perfeito.

Mas com jogo de cintura e bom senso, é possível gerenciar todas essas dificuldades.

Para te ajudar, ou melhor, preparar você para o que pode estar pela frente, confira os x principais desafios da organização de formatura.

Expectativa x realidade

Entenda que os demais alunos não têm acesso a todas as informações, como a comissão de formatura tem, como orçamentos, fundo de formatura, lista de fornecedores, etc.

Eles apenas desejam o melhor, e esperam que tudo aconteça do jeito que sonham. Mas os sonhos são diferentes e, podem não ser realistas.

Para evitar esse tipo de problema, o ideal é ser o mais transparente possível, compartilhar cada decisão e explicar as escolhas envolvidas. É importante também ouvir a opinião dos alunos sempre que for necessário tomar uma decisão importante.

Lembre-se de que a sua escolha pode não refletir a opinião da maioria da turma.

 

Cobranças e inadimplência

Tudo o que envolve dinheiro acaba se tornando um assunto delicado, ainda mais quando falamos de um grupo grande de pessoas, com realidades financeiras diferentes.

Mas a verdade é que os pagamentos das mensalidades estabelecidas é o motor desse mecanismo que vai proporcionar a festa dos sonhos.

É com esse valor acumulado que a comissão de formatura poderá fechar contratos e efetuar o pagamento do sinal, por exemplo, que é geralmente exigido pelos prestadores de serviço para garantir a data.

Sendo assim, apesar de ser uma tarefa chata, a cobrança das parcelas inadimplentes é fundamental para que tudo aconteça como planejado.

Falta de consenso

Você já deve ter escutado o ditado “cada cabeça uma sentença”, não é mesmo? E ele reflete bem o que acontece com frequência na organização de formatura.

É comum que parte da turma tenha uma opinião diferente sobre as principais escolhas, como buffet, decoração, local, fotógrafo, etc.

Isso é normal, afinal, cada pessoa faz suas escolhas com base na sua realidade e experiências.

Os integrantes da organização da formatura devem saber contornar essas situações, tendo jogo de cintura, fazendo concessões e também sabendo argumentar com toda a turma.

Empresas mal-intencionadas

Os problemas não aparecem apenas no âmbito dos alunos, infelizmente. A comissão de formatura também precisa ter muita atenção com os fornecedores contratados.

Muitas empresas são desonestas e somem logo após receberem o valor do sinal.

Para não cair nesse golpe, é fundamental conhecer bem a reputação da empresa contratada ou contar com profissionais experientes do setor, que já conhecem quais fornecedores são sérios e quais são duvidosos.

Fornecedores problemáticos

Muitos fornecedores dão mais dor de cabeça do que apresentam solução para os problemas, infelizmente. E, no dia do evento, ninguém quer passar o dia resolvendo confusão de fornecedor problemático e reativo.

Todos os alunos, inclusive os da comissão de formatura, querem se preparar para a cerimônia e a festa, além de curtir com os amigos e familiares.

Aqui, mais uma vez, a experiência de quem trabalha há anos nesse segmento de organização de eventos conta muito para, justamente, evitar os prestadores que podem atrapalhar o bom funcionamento da festa.

Administrar o fundo de formatura

O fundo de formatura é o valor acumulado, arrecadado tanto das parcelas pagas pelos alunos, como dos eventos realizados pela turma. Ele serve para pagar todas as despesas da cerimônia e festa.

Mas não é tão simples administrar esses valores. Não se esqueça de que é preciso registrar cada entrada e saída de recurso, efetuar pagamento, verificar quem ainda falta pagar, e muito mais.

A saída para essa dificuldade pode ser ter uma empresa de organização de formatura. Essa empresa é especializada em administrar esses recursos, além de ajudar a comissão com a escolha dos melhores prestadores de serviços, fazendo o valor render mais.

 

Como resolver todas essas dificuldades?

O planejamento e a antecedência são suas grandes aliadas na organização da formatura. Dessa maneira, é possível criar diversos planos e opções pensadas para as diversas possibilidades.

É perfeitamente possível organizar a formatura sozinho, apenas distribuindo as tarefas entre os membros da comissão, mas sem dúvida é bastante arriscado. Imagina fazer uma única escolha errada e comprometer o grande dia de todos os alunos.

Para evitar a maioria desses problemas, ou pelo menos receber ajuda e orientação para resolvê-los, o melhor caminho é contratar uma empresa especializada e com anos de experiência em planejamento e organização de formatura, como a CM Eventos.

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QUAL A IMPORTÂNCIA DA COLAÇÃO DE GRAU?

A colação de grau é a cerimônia oficial de conclusão do ensino superior. É quando o aluno recebe o diploma, que certifica suas competências e preparação para exercer a profissão escolhida.

Depois de tantos anos persistindo nos estudos, provas e trabalhos, chega a hora da tão esperada colação de grau.

Esse momento é único e representa o final de uma etapa importante da vida, e o início de outra, com inúmeras possibilidades.

A organização desse grande dia exige atenção aos detalhes, já que a cerimônia possui etapas que devem ser seguidas à risca.

Quer saber a importância da cerimônia de colação de grau e como fazer? Então continue acompanhando esse conteúdo até o final.

O que é a colação de grau?

A colação de grau é a cerimônia oficial de conclusão do ensino superior. É quando o aluno recebe o diploma, que certifica suas competências e preparação para exercer a profissão escolhida.

Essa cerimônia é uma condição exigível para a emissão do diploma. Ela possui caráter público e acadêmico, e garante a participação de todos os alunos em igualdade de condições.

A colação de grau independe da realização de festa de formatura, ou seja, o aluno formando tem o direito de participar dessa solenidade e de receber seu diploma, independente de participar da festa organizada pela turma.

Qual é a importância da colação de grau?

A jornada universitária é bastante árdua. São muitos momentos, dificuldades, alegrias, amizades e todas ficarão na lembrança de cada aluno para sempre.

Você pode parar um pouco agora para se lembrar de toda a sua trajetória:

  • O dia que passou no vestibular ou no Enem;
  • O momento da matrícula;
  • O primeiro dia de aula;
  • O primeiro contato com todos os alunos;
  • As provas;
  • As noites e os finais de semana de estudos;
  • O desafio da monografia, mais dedicação para fazer;
  • Os momentos que pensamos em desistir;
  • Os conselhos de amigos e familiares;
  • A dificuldade de conciliar trabalho e estudos;
  • Os gastos com mensalidade, xerox, etc.

Mas nem só de dificuldades vive um universitário. Também é preciso lembrar dos amigos feitos e que permanecerão para sempre, das festas, das conversas, dos trabalhos em grupo na casa de amigos, dos professores que são inspirações, e de todo o sucesso profissional que você deseja construir daqui para frente.

A colação de grau é o momento de celebrar todas essas vitórias, todas essas conquistas.

É um momento que representa muito para as famílias e para o próprio estudante e deve ser comemorado.

Como funciona a colação de grau?

A colação de grau solene exige o cumprimento de alguns requisitos. Veja quais são:

Nome da turma

Apesar de não ser obrigatório, dar um nome à turma é legal para prestar homenagem a alguma personalidade, viva ou morta, que tenha significado para os alunos.

Paraninfo

O paraninfo é um professor escolhido pela turma para ser o padrinho coletivo. Ele é mais do que um professor apenas, ele é um mestre, uma pessoa com grande destaque no corpo científico e de grande importância para os alunos.

O paraninfo é o único professor que discursa em nome de todos os cursos na cerimônia.

Patrono


O patrono é alguém importante para os formandos e que contribuiu financeiramente para a formatura. Ele é escolhido também pelos alunos.

Embora tenha essa importância, ele não discursa na cerimônia.

Professor ou funcionário homenageado


São pessoas presentes no cotidiano da turma, mas que se destacaram pela afinidade ou proximidade e que os alunos desejam homenagear e reconhecer.

Esse personagem é opcional na formatura e não discursa na cerimônia de colação de grau.

Orador da turma


O orador tem a responsabilidade de elaborar um discurso que represente toda a trajetória da turma ao longo do curso, transmitindo aos presentes, um pouco dos desafios e acertos dos alunos e demonstrando a felicidade de chegar ao final da jornada.

Um bom discurso é objetivo e sucinto, representativo. Deve ter, no máximo, 15 minutos.

Juramentista


É o aluno que representará todos os formandos no pronunciamento do juramento do curso. Os demais alunos repetem as palavras ditas inicialmente pelo juramentista.

Juramento


É o compromisso público assumido pelos formandos de utilizar o conhecimento adquirido na formação da melhor maneira possível.

É por causa desse juramento que se faz necessária a presença de membros de diferentes segmentos de atuação, além dos familiares e amigos.

O juramento é o ato público que reconhece os direitos e deveres que os formando passam a ter a partir da colação de grau.

Aluno que recebe o grau


Para evitar que todos os alunos precisem subir ao palco e, com isso, a cerimônia demore muito (imagine fazer isso para turmas de 500 pessoas?!) pode ser escolhido um único aluno para representar os demais.

No caso de turmas pequenas, os formandos podem optar por subir um a um para receber seu diploma e os cumprimentos dos docentes.

Aluno que recebe a láurea


Esse é um reconhecimento oferecido ao aluno do curso de graduação com melhor desempenho. Também é opcional.

Além desses, também temos alguns símbolos importantes, que são:

  • Diploma – O documento solene que representa a formatura.
  • Beca – Vestimenta de cor preta que representa o conhecimento, a sabedoria e a ciência.
  • Faixa – Usada sobre a beca, na cor que representa o campo de atuação da profissão escolhida, sendo vermelho para áreas das ciências jurídicas, verde para áreas das ciências biológicas e da saúde e azul para áreas das ciências sociais aplicadas, tecnológicas, humanas, exatas e da natureza.
  • Capelo – O uso é obrigatório nas cerimônias de caráter oficial. Simboliza o maior grau obtido e a autorização de exercer a profissão.

Posso participar da colação de grau mesmo sem finalizar a graduação?

Pode, mas a participação nesse caso será apenas simbólica, ou seja, o aluno não receberá o diploma de conclusão, mas poderá compartilhar os momentos com seus amigos formandos.

Como organizar a colação de grau?

A solenidade de colação de grau deve seguir um roteiro previamente determinado. A universidade normalmente disponibiliza o local para a cerimônia, mas a comissão de formatura também pode optar por outro espaço alugado.

A cerimônia deve seguir as seguintes etapas:

  • Apresentação dos membros da mesa
  • Abertura da solenidade, feita pelo reitor ou seu vice.
  • Entrada dos formandos com o paraninfo.
  • Hino Nacional
  • Juramento
  • Entrega dos diplomas
  • Discurso do orador
  • Discurso do paraninfo
  • Encerramento

É importante contar com uma equipe que tenha experiência na organização desse tipo de evento, para garantir que tudo sairá conforme esperado. São muitos detalhes, e alguns deles podem passar despercebidos para pessoas sem conhecimento no assunto.

São tantos momentos e isso passa rápido demais, e com tudo isso posso garantir que ainda vamos sentir falta disso tudo. Agora responda para você mesmo…

Será que vale a pena deixar tudo isso passar em branco e simplesmente receber o diploma, sem celebrar todos esses acontecimentos, todas essas vitórias?

Nós da CM Eventos valorizamos muito esses momentos, pois são únicos em suas vidas, um sonho realizado, uma experiência única, um projeto vivido na maior parte por você.

E queremos ajudar você a tornar esse dia perfeito! Agende uma conversa com nossa equipe de profissionais especializados e vamos tornar esse sonho possível.

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