A comissão de formatura é um grupo de alunos da turma formanda que se torna responsável pela organização de todos os eventos relacionados ao evento, como a colação de grau, o culto ecumênico e a festa.
A formatura é uma etapa importante na vida do estudante, marca o final de um ciclo e deve ser festejado.
Mas a organização desse evento exige muito cuidado e planejamento, e deve contar com uma equipe de alunos, para assumir essas responsabilidades.
Por isso, nesse conteúdo vamos falar tudo sobre a comissão de formatura, esse grupo
formado para fazer o sonho dos formandos acontecer.
O que é a comissão de formatura?
A comissão de formatura é um grupo de alunos da turma formanda que se torna responsável pela organização de todos os eventos relacionados ao evento, como a colação de grau, o culto ecumênico e a festa.
Esse grupo trabalhará junto com a empresa que promoverá o evento, normalmente aquela que já tem bastante experiência com planejamento e organização de eventos.
A comissão de formatura torna mais fácil a realização dessa cerimônia, dividindo as responsabilidades, contribuindo com o planejamento e também acompanhando cada etapa do processo.
Quem pode compor a comissão de formatura?
É preciso saber que a comissão de formatura funciona como os representantes da turma toda, portanto, é um grupo pequeno, que pode variar entre 3 a 10 pessoas. Não existe um número certo.
O ideal é que as pessoas envolvidas tenham grande comprometimento e responsabilidade, além de serem organizadas e comunicativas, pois serão responsáveis pelas mais diversas questões.
Outra característica importante é a criatividade para solucionar problemas, que podem ser muito durante a jornada até a formatura.
E, por último, é preciso também ter tempo disponível, pois essa responsabilidade envolve fazer muitas reuniões entre a equipe, com fornecedores, parceiros, etc., e isso consome bastante tempo.
Como montar?
O melhor é que as pessoas interessadas se voluntariem para formar a comissão, pois a pessoa precisa realmente querer participar para conseguir desempenhar um bom trabalho.
Mas, principalmente no caso de turmas grandes, que se juntam para a formatura, pode ser que o número de pessoas ultrapasse e recomendado, de 10 pessoas no máximo, e nesse caso pode ser preciso fazer uma votação entre os alunos candidatos.
Quando formar a comissão de formatura?
O ideal é que a comissão e formatura seja formada com bastante antecedência, com pelo menos 2 a 3 anos até a conclusão do curso.
A metade do curso é o período ideal para começar. Assim os alunos terão tempo para pagar as parcelas do fundo de formatura e a comissão também terá tranquilidade para planejar tudo do evento. Mas, dependendo das condições financeiras da turma, é possível organizar uma excelente festa em menos tempo.
Essa antecedência é importante para garantir os melhores serviços e também os preços, pois os orçamentos costumam aumentar de um ano para o outro e, se a comissão de formatura não fechar o contrato a tempo, pode onerar ainda mais o custo final.
Quais são os cargos?
Sim, os integrantes da comissão de formatura possuem cargos e responsabilidades específicas, justamente para não virar bagunça. É o grupo que define quem vai ocupar cada cargo. Veja quais são:
Presidente
É quem coordena as reuniões da comissão, se comunica diretamente com os demais alunos sobre as decisões tomadas, negocia com fornecedores, assina contratos e realiza outras tarefas importantes.
Vice-presidente
Esse aluno vai auxiliar o presidente na realização das suas funções e pode substituí-lo, se for preciso
Tesoureiro
É a pessoa responsável pelas finanças da formatura, efetuando um controle rígido sobre os pagamentos e recebimentos.
Secretário
É quem agenda as reuniões e mantém os registros oficiais das decisões tomadas em um livro de atas.
Promotor de eventos
É quem organiza eventos para arrecadação de fundos, como festas, rifas, vendas, etc.
Os cargos de tesoureiro e promotor de eventos podem ainda ter outras pessoas para ajudar nas tarefas, que são muitas. Mas é fundamental que, após a definição de cada função, tudo seja devidamente registrado e formalizado.
Essa formalização é feita com a criação de um Estatuto da Comissão de Formatura, onde são estabelecidos os objetivos e as ações pretendidas para alcançá-los.
Esse documento pode ser registrado em cartório e inscrito no Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas (CNPJ) como uma organização sem fins lucrativos e, nesse momento, pode atuar legalmente. Não é obrigatório, mas facilita bastante.
Quais são as responsabilidades?
Você já deve ter percebido que a comissão de formatura tem muitas responsabilidades, mas para ter certeza de quais são, vamos listar as principais:
- Arrecadar dinheiro dos formandos;
- Organizar eventos para complementar a arrecadação de fundos;
- Manter a organização financeira;
- Escolher o cerimonial;
- Pesquisar e negociar fornecedores de serviços;
- Manter comunicação ativa com os formandos;
- Acompanhar o cumprimento dos contratos firmados e garantir que tudo saia como foi planejado;
- Gerenciar ou terceirizar o fundo de formatura.
O que é o fundo de formatura?
O fundo de formatura é o valor arrecadado, seja pelo pagamento dos alunos ou na realização de pré-eventos, que, no final, será utilizado para a organização da formatura.
A festa de formatura geralmente é grandiosa e pode custar um valor alto. Para que os alunos não precisem desembolsar o valor todo de uma só vez, a adesão ao fundo de formatura é a saída.
Como ele, o valor pode ser parcelado e pago até bem próximo do evento.
Esse valor é usado para custear todos os pagamentos da festa de formatura, inclusive, buffer, fotografia, música, espaço, segurança, cerimonial, entre outros, sendo fundamental para garantir os serviços com antecedência.
O segredo para o fundo de formatura ser eficiente é documentar cada entrada e saída de dinheiro. Essa é uma tarefa cansativa, mas necessária para garantir a transparência com a turma.
Muitas vezes, por achar muita responsabilidade, a comissão de formatura escolhe uma empresa para gerir esses recursos, como é o caso da CM Eventos.
Agora você já sabe o que é a comissão de formatura e todas as suas responsabilidades.
O sucesso de uma formatura está diretamente ligado ao entendimento das responsabilidades da Comissão de Formatura.
A escolha de pessoas para formar a comissão é muito importante e faz com que os festejos e as celebrações sejam de sucesso.
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